Pilotämter und rund 100 Reformprojekte zum Einstieg
Die von Oberbürgermeisterin Henriette Reker angestoßene Verwaltungsreform geht jetzt in die Umsetzungsphase. Nach umfangreichen Planungen, Workshops mit Verwaltungsvorstand, Politik und rund 3.000 Beschäftigten aus allen Bereichen der Stadtverwaltung, der Einrichtung eines Projektmanagements, Beiräten und der Begleitung durch externe Fachberater wird das in seiner Tiefe und Breite bundesweit einzigartige Reformvorhaben in einer Großstadtverwaltung jetzt Schritt für Schritt Gestalt annehmen. Geplant sind in der Einstiegsphase rund 100 Reformprojekte, einige haben bereits begonnen.
Chronologie zur Verwaltungsreform
Von August bis Dezember 2016 wurde mit Beteiligung von rund 3.000 Beschäftigten das grundlegende Konzept zur Verwaltungsreform der Stadt Köln entwickelt. Es war Grundlage für den einstimmigen Ressourcenbeschluss des Stadtrates im Februar 2017, um innerhalb von fünf Jahren den notwendigen Reformprozess in der Stadtverwaltung mit zurzeit acht Dezernaten, rund 70 Ämtern beziehungsweise Dienststellen und rund 19.000 Beschäftigten erfolgreich zu bewältigen. Damit stehen pro Jahr Projektmittel in Höhe von einer Million Euro für eine externe Beratung zur Verfügung, für die im April in einem europaweiten Verfahren die Beratungshäuser PricewaterhouseCoopers PwC und Nordlicht Management Consultants ausgewählt wurden. Die zusätzlich bewilligten 16 Stellen für das interne Projekt- und Changemanagement werden derzeit besetzt.
Nun kann die Umsetzung der Verwaltungsreform beginnen. Den Startpunkt setzte der "Amtsleitungstag" der Oberbürgermeisterin und der Beigeordneten mit den Amtsleitungen und deren Stellvertretungen am 16. Mai 2017.
Am 3. Juli 2017 hat Dr. Rainer Heinz, im Büro der Oberbürgermeisterin für strategische Steuerung zuständig, im Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen/Vergabe/Internationales (AVR) über den aktuellen Stand der Planungen und Arbeiten berichtet.
#wirfürdiestadt
Das Motto für die Verwaltungsreform #wirfürdiestadt bringt es auf den Punkt:
Wir wollen mit der Verwaltungsreform erreichen, dass die Stadt Köln zu einer professionellen Dienstleisterin, zu einer attraktiven Arbeitgeberin und zu einer geschätzten Partnerin für Stadtgesellschaft und Politik wird
betonte Oberbürgermeisterin Henriette Reker zum Leitziel und zum Nutzen der Reform. Dabei soll das „Hashtag“ die Verknüpfung der Reform mit einem intensiven Dialog nach innen und nach außen symbolisieren.
Passgenaue Lösungen unter Führung der Beigeordneten
Da nicht jedes Dezernat und nicht jedes seiner Ämter und Dienststellen die gleichen Herausforderungen und Verbesserungspotenziale hat, liegt ein wesentlicher Schwerpunkt derzeit in der Entwicklung passgenauer Dezernatsstrategien für die nächsten 12 bis 18 Monate zur Erreichung der Reformziele. Dieser Prozess ist in allen Dezernaten bereits angelaufen, in drei Dezernaten weitgehend fertig und soll möglichst bis zu den Sommerferien flächendeckend abgeschlossen werden.
Reformprojekte wie die Verwaltungsreform gelingen nur, wenn die oberste Führung dahinter steht. Oberbürgermeisterin Henriette Reker:
Jeder und jedem Beigeordneten bei uns im Verwaltungsvorstand ist bewusst, dass die Reform nur soweit erfolgreich wird, wie wir sie persönlich tragen und führen. Und in diesem Sinne müssen und werden wir uns – trotz und neben den vielen anderen Aufgaben und Verpflichtungen – persönlich für den Erfolg der Verwaltungsreform engagieren und an die Spitze stellen!
Die Führungsebene kann die Reform aber nicht alleine umsetzen. Reker weiter:
Daher freue ich mich sehr über die breite Zustimmung und die hohe Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ich immer wieder spüre. Sie nehmen die Herausforderung gerne an und wollen selbst, dass die Reform ein Erfolg wird.
Pilotämter und zirka 100 Reformprojekte zum Einstieg Für die Umsetzung der Reform spielen sogenannte Pilotämter eine erhebliche Rolle. Mit Ausnahme im Dezernat OB, das wegen seiner besonderen Funktionen für die Gesamtverwaltung eine eigene Projektstruktur aufgelegt hat, bestimmt jedes Dezernat zunächst ein oder zwei Pilotämter, auf die ein Großteil der Reformkräfte so gebündelt wird, dass innerhalb von 12 bis 18 Monaten ein ganzheitlicher Entwicklungsprozess erfolgreich vollzogen werden kann. Im Laufe der geplanten Reformzeit von fünf Jahren sollen alle Ämter diese Gelegenheit bekommen. Als Pilotämter zum Einstieg stehen bereits fest:
- Amt für öffentliche Ordnung
- Amt für Informationsverarbeitung
- Amt für Stadtentwicklung
- Bauaufsichtsamt
Die Reform findet jedoch nicht nur in den Pilotämtern statt. Vielmehr wird derzeit auch eine große Zahl an weiteren Projekten in den Dezernaten sowie auch insbesondere zur Verbesserung bei dezernatsübergreifenden Prozessen geplant. Dies sind zum Beispiel:
- Kundenzentren der Zukunft
- Optimierung Beschwerdemanagement
- Optimierung Beschlusscontrolling
- Beschleunigung der Bau- und Vergabeprozesse
- Beschleunigung von Baugenehmigungen
- Beschleunigung von Stellenbesetzungsverfahren
Abgerundet wird das Arbeitsprogramm für die nächsten 12 bis 18 Monate durch möglichst viele sogenannte Reformmaßnahmen, die einfach und ohne Projektstruktur umsetzbar sind und vor allem das unmittelbare Arbeitsfeld von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verbessern sollen.
Voraussichtlich werden für den Einstieg in die Verwaltungsreform zirka 100 Reformprojekte bzw. Reformmaßnahmen innerhalb und außerhalb der Pilotämter gestartet – einige haben bereits begonnen. Rainer Heinz:
Das ist für die Stadtverwaltung mit acht Dezernaten und 19.000 Beschäftigten eine notwendige Menge, um diese Großorganisation in Bewegung zu bringen und die erforderlichen Verbesserungen in der Breite zu erreichen. Zugleich ist diese Menge auch eine große organisatorische Herausforderung und erfordert den vollen Einsatz der internen Projekt- und Changemanager/innen.
Erfolgreich durch Wirkungsorientierung und breite Beteiligung
Ein Kernstück der Projektsteuerung zur Verwaltungsreform ist, dass für jedes Projekt klare und messbare Ziele definiert werden und deren Erreichung beobachtet wird. Dr. Heinz:
Nicht die Durchführung eines Projektes nach Plan ist der Erfolg, sondern die beabsichtigte Wirkung.
Damit die Reform klappt, setzt die Stadt weiterhin auf Transparenz, umfangreiche Kommunikation und breite Beteiligung im Reformprozess. OB Reker:
Das hat unseren Weg zur Verwaltungsreform bis hier hin geprägt, das hat ihn so erfolgreich gemacht und das werden wir fortsetzen und noch ausbauen.
Ausbau bedeutet zum Beispiel, dass in den Projekten zur Verbesserung von Dienstleistungen und Servicequalität nun auch Bürgerinnen und Bürger oder betroffene Organisationen durch Interviews, Kundenbefragungen und Workshops beteiligt werden.
Oberbürgermeisterin Henriette Reker fasst zusammen:
Die Verwaltungsreform soll nicht nur Verbesserungen bewirken. Sie wird bereits gelebte Verbesserung sein.