Datenschutzrichtlinie

Die BSG Stadt Köln e. V., Willy-Brandt-Platz 3, 50679 Köln, erhebt im Rahmen des Antrags auf eine Mitgliedschaft beziehungsweise Kursteilnahme/Erwerb einer 10er-Karte personenbezogene Daten.

Diese Daten werden zweckgebunden, das heißt, sie werden ausschließlich für die Aufgabenerfüllung im Zusammenhang mit einer Mitgliedschaft beziehungsweise Kursteilnahme/Erwerb einer 10er-Karte verwendet (Meldung an Verbände, Beitragseinzüge, Erstellung von Mitglieder- beziehungsweise Teilnehmerlisten, Zusendung von Vereinsinformationen etc.).

Die Daten werden an folgende IT- Fachanwendungen und Institutionen weitergegeben beziehungsweise werden mit diesen im Rahmen der Sachbearbeitung ausgetauscht:

1. Die erhobenen Daten werden in die Online- Anwendung DFB.net Verein der Firma DFB GmbH eingepflegt und auf dem Server des DFB in Köln gespeichert. Aus dieser Software werden unter anderem Mitgliederlisten und Anschreiben generiert.
2. Um Beiträge einzuziehen, werden Daten an die Sparkasse KölnBonn übermittelt. Sollte dieses Verfahren nicht zur Anwendung kommen können, werden Daten über die Bankingsoftware Proficash an die Sparda Bank übermittelt.
3. Im Bereich Buchhaltung arbeitet die BSG Stadt Köln e. V. mit dem Steuerberaterbüro DHPG zusammen. Die Buchhaltungssoftware DATEV Unternehmen online wird eingesetzt.
4. Mit der Verschickung des Vereinsmagazins "Sportspiegel" per Bundespost wird die Köllen Druck + Verlag GmbH beauftragt. Ausschließlich hierfür werden Adressdaten verschlüsselt an eine separate E-Mailadresse von Köllen Druck versendet.
5. Bei Nutzung der Angebote kooperierender Fitnessstudios werden Daten zum monatlichen Abgleich verschlüsselt an das jeweilige Fitnessstudio übermittelt.
6. Bei der Verschickung von Informationsschreiben per E-Mail werden Daten auf lokalen deutschen Servern der Online-Anwendung Rapidmail gespeichert. 

Diese Institutionen sind ebenfalls zum verantwortungsvollen und rechtskonformen Umgang mit den Daten verpflichtet.

Die Bearbeitung von Anträgen auf Mitgliedschaft beziehungsweise Kursteilnahme/Erwerb einer 10er-Karte setzt die Einwilligung des Mitglieds beziehungsweise (Kurs-)Teilnehmenden in die erforderliche Verarbeitung der personenbezogenen Daten für den vorgenannten Zweck voraus.

Auf die Rechte zu Auskunft, Einsichtnahme, Berichtigung, Löschung, Sperrung und Widerspruch bezüglich der erfassten personenbezogenen Daten wird ausdrücklich hingewiesen. Rechtsgrundlagen hierfür sind die Artikel 15 bis 21 der EU- Datenschutzgrundverordnung sowie die Paragraphen 5, 18 bis 20 des Datenschutzgesetzes NRW. Die Einwilligung kann jederzeit ganz oder teilweise ohne Angabe von Gründen für die Zukunft widerrufen werden. Zur Erfüllung des Vertrags ist die BSG Stadt Köln e. V. jedoch auf die Daten angewiesen.

Die Rahmen des Antragsverfahrens erfassten personenbezogenen Daten werden 24 Monate nach Beendigung der Mitgliedschaft beziehungsweise der Kursteilnahme/Erwerb einer 10er-Karte gelöscht.

Es werden technische und organisatorische Vorkehrungen zum Schutz von Daten getroffen. Technisch sind die Daten entweder durch die IT- Infrastruktur der Stadt Köln oder durch die Anbieterfachanwendung DFB.net Verein geschützt. 

Die Rahmenbedingungen bezüglich des Einsatzes der Anbieterfachanwendung DFB.net Verein werden in den internen Dokumenten "Sicherheitsbewertung Fachamt", "Verfahrensverzeichnis" und "Verarbeitungsverzeichnis Auftragsverarbeitung" ausführlich beschrieben.

Dort, wo dies nicht der Fall ist, zum Beispiel auf privaten Rechnern, werden die handelnden Personen entsprechend sensibilisiert. Alle im Verein handelnden Personen (Mitarbeitende der Geschäftsstelle, geschäftsführender Vorstand, Spartenleitungen, Übungsleitungen) werden anhand eines Dokuments mit Hinweisen zum Datenschutz sensibilisiert und zum verantwortungsvollen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet.

Zum Einsatz der Buchhaltungssoftware DATEV Unternehmen online berechtigt ein personalisierter Stick.

Ausführliche Hinweise um Datenschutz und die Datenschutzerklärung des App-Anbieters (vMapit beziehungsweise Appack) sind in der App unter "Mehr - Impressum" zu finden.

Grundsätzlich erhebt die BSG keine Daten über die App BSG Stadt Köln. Eine eventuelle Weiternutzung der App BSG Stadt Köln durch die einzelnen Sparten erfolgt ausschließlich über passwortgeschützte Mitgliederbereiche.

Die BSG erhebt keine Daten über YouTube. Es gilt die Datenschutzerklärung von YouTube beziehungsweise Google.

Auskunftsanfragen, Beschwerden und andere Anliegen zu diesem Thema sind per E-Mail an die Datenschutzbeauftragte Frau Louise Hill-Schmidt zu richten.