Wir sind gemäß § 7a E-Government-Gesetz NRW (EGovG NRW) seit dem 18. April 2020 dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen und verarbeiten zu können. Die elektronische Zusendung Ihrer Rechnungen ermöglicht eine schnellere und zuverlässigere Rechnungsbearbeitung und Zahlungsabwicklung. Zudem wird durch die Verringerung der Anzahl von Papierrechnungen die Umwelt geschont.
Hier gelangen sie direkt zu unseren Kontaktdaten.
Empfangsadressen
Zentrale Rechnungsadresse
Die Rechnung ist vorzugsweise in elektronischer Form per E-Mail an die zentrale E-Mail-Adresse Rechnung@Stadt-Koeln.de zu richten. Sollte die digitale Übermittlung von Rechnungen in Ausnahmefällen nicht möglich sein, sind Rechnungen in Papierform an folgende zentrale Rechnungsadresse zu richten:
Stadt Köln
Zentraler Rechnungseingang
Dienststelle (Ziffer) und Sachbearbeiter*in
50605 Köln
Empfang von Baurechnungen
Baurechnungen sind, wie vertraglich vereinbart, an die bei der Beauftragung angegebene Ansprechperson zu senden. Die im folgenden aufgeführten Versandregeln für Rechnungen (Versandregeln für Rechnungen) sind bei Baurechnungen nicht zu berücksichtigen.
Mahnungen
Versandregeln für Rechnungen
- Im Adressfeld der Rechnung ist die von dem Auftraggeber bei der Beauftragung mitgeteilte Rechnungsanschrift und die bei der Beauftragung angegebene*n Ansprechperson*en anzugeben.
- Falls bekannt, ist die Bestellnummer oder die Vergabenummer anzugeben.
- Im elektronisch strukturierten Format ausgestellte Rechnungen (xRechnung, ZUGFeRD) werden bevorzugt. Alternativ sind Rechnungen im PDF-Format zu übermitteln.
- Jede E-Mail darf nur eine Anlage mit einer Rechnung in einer Datei (xRechnung, ZUGFeRD oder PDF) enthalten.
- Rechnungsbegründende Unterlagen, wie Lieferscheine, Stundennachweise oder weitergehende Korrespondenz sind gemeinsam mit der Rechnung in einer Datei zusammenzufassen. Sollte dies nicht möglich sein, sind die Unterlagen gesondert an die bei der Beauftragung angegebene Ansprechperson zu senden.
- Die Datei muss mit dem Rechnungsdokument auf der ersten Seite beginnen. Wesentliche Rechnungsdaten sind – soweit möglich – auf der ersten Seite anzugeben (siehe § 14 UStG).
- Alle abrechnungsrelevanten Informationen (zum Beispiel Bestellnummer, Auftragsnummer, Besteller, Gewerk, Los, Abnahmeprotokolle, und so weiter) müssen im anhängenden Rechnungsdokument enthalten sein.
- Im Text der E-Mail enthaltene Informationen werden nicht berücksichtigt oder verarbeitet. Ausschließlich der Betreff der E-Mail wird in den elektronischen Rechnungsprozess übernommen.
- Verzichten Sie auf farbige Hinterlegungen in PDF Rechnungsdokumenten, da diese die elektronische Auslesequalität vermindern.
- Die maximal zulässige Größe einer E-Mail beträgt 20 MB.
- Der Zeitpunkt des Belegeingangs in unserem Postfach gilt als Zustellungszeitpunkt und definiert den Beginn der Zahlungsfrist (Zahlungsfristenbasisdatum).
- Von einem zusätzlichen Versand in Papierform ist abzusehen.
Leitweg-ID
Unsere Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) lautet:
05315-31001-86.
Rechnungsformate
Folgende Rechnungsformate werden von uns akzeptiert:
Für jedes dieser drei Rechnungsformate gelten die vorgenannten verbindlichen Regeln.
Elektronische Rechnung
Als Elektronische Rechnung (E-Rechnung) gelten Dokumente zur Abrechnung von Lieferungen und Leistungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Eine automatische und elektronische Verarbeitung wird somit ermöglicht. Wir orientieren uns an der Norm CEN 16931 der Europäischen Union und akzeptiert unabhängig von der Höhe des Rechnungsbetrags E-Rechnungen als XRechnung oder alternativ als ZUGFeRD in der jeweils gültigen Version.
XRechnung
XRechnung ist der nationale Standard für die elektronische Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung. Eine Rechnung entspricht dem Standard XRechnung, wenn sie in einem strukturierten XML-Format mit den erforderlichen Informationselementen ausgestellt, übermittelt und empfangen wird.
ZUGFeRD
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Dieses elektronische Rechnungsformat ist ein deutsches Einheitsformat für den elektronischen Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern. Es fügt in einem PDF-Dokument strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format ein.
PDF-Rechnung
Sie können uns Ihre Rechnung auch als PDF senden. Bitte beachten Sie die Regelungen zu den Empfangsadressen (Empfangsadressen) sowie die Versandregeln (Versandregeln)
Rechnungen in Papierform
Sollte eine digitale Übermittlung ausnahmsweise nicht möglich sein, können Sie Ihre Rechnung auch in Papierform an uns senden. Bitte beachten Sie die Regelungen zu den Empfangsadressen (Empfangsadressen).
Kontakt
Häufig gestellte Fragen und Antworten
Was ist eine E-Rechnung?
Was ist eine XRechnung?
Was ist ZUGFeRD?
Wie kann ich meine E-Rechnung übermitteln?
Welche Angaben muss meine Rechnung enthalten?
Möchten Sie eine E-Rechnung an uns senden, so ist die Angabe der Leitweg-ID unabdingbar. Des Weiteren sind die Angaben gemäß § 14 UStG verpflichtend.
Weitere Details finden Sie hier: Versandregeln
Muss ich die Bestell- oder Vergabenummer angeben?
Die Angabe einer Bestellnummer beziehungsweise Vergabenummer ist nicht verpflichtend. Um eine schnelle Rechnungsbearbeitung und damit Zahlung durch uns zu ermöglichen, ist die Angabe der bestellenden Person oder der bestellenden Organisationseinheit hilfreich.
Ich habe ergänzende Angaben zur Rechnung. Kann ich sie in die E-Mail schreiben?
Die Übernahme der Eingangs-E-Mail in den Bearbeitungsprozess erfolgt nicht. Aus der E-Mail wird ausschließlich der Betreff in den elektronischen Rechnungsvorgang übertragen. Hier können zum Beispiel weitere Informationen für die Zuordnung der Rechnung innerhalb der Verwaltung, wie bestellende Person oder bestellende Organisationseinheit angegeben werden. Eine noch ausstehende Absprache mit der beauftragenden Stelle hingegen, ist unmittelbar mit dieser zu klären. Sollte es inhaltliche Klärungsbedarfe geben, so sind diese bitte ebenfalls unmittelbar mit der bei der Beauftragung angegebenen Stelle zu klären und insoweit kein Bestandteil der Rechnungsstellung.
Gilt die Leitweg-ID 05315-31001-86 auch für die rechtlich selbständigen Unternehmen oder Einrichtungen der Stadt Köln?
Nein, die Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) 05315-31001-86 gilt ausschließlich für die Stadtverwaltung Köln und nicht für die verselbständigten Aufgabenbereiche in öffentlich-rechtlichen Organisationsformen oder Unternehmen und Einrichtungen des privaten Rechts unter der einheitlichen Leitung der Stadt Köln. Hierzu gehören unter anderem die Gebäudewirtschaft der Stadt Köln, die Bühnen der Stadt Köln, das Gürzenich-Orchester und die Kliniken der Stadt Köln.
Ich suche eine Möglichkeit strukturierte Ausgangsrechnungen zu erfassen. Stellt die Stadt Köln eine Möglichkeit bereit?
Wie kann ich eine zügige Bearbeitung unterstützen?
Mit der Angabe der Bestellnummer in der Rechnung lässt sich Ihr Beleg effizienter dem zuständigen Bereich zuordnen. Machen Sie keinen Gebrauch von strukturieren Rechnungen, dann empfehlen wir Ihnen für das Belegdatum ein Format von TT.MM.JJJJ und wenig farblich markierte Bereiche. Zusätzlich können Sie gerne im Betreff der E-Mail den Ansprechpartner bei uns mitgeben, so dass eine direkte Zuordnung möglich ist.