Sehr geehrte Eltern und Besucher unserer Beratungsstelle,
vielen Dank für Ihr Vertrauen, dass Sie mit Ihrem Beratungswunsch an uns gewandt haben. Die Familienberatung und der Schulpsychologische Dienst sind eine Einrichtung der Stadt Köln. Grundsätzlich erfolgt die Beratung bei uns kostenfrei, neutral und vertraulich. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind zur Verschwiegenheit gem. § 203 StGB verpflichtet. Die Beratungsarbeit wird durch Teams gewährleistet und beinhaltet neben der Verpflichtung zur regelmäßigen Weiterbildung auch kollegiale Fallbesprechungen sowie anonymisierte externe Supervisionen. Kinder beraten wir grundsätzlich nur mit dem Einverständnis der Eltern/ Sorgeberechtigten.
In welchem Umfang werden Daten aufgenommen?
Zur Erfüllung unseres Beratungsauftrags ist es erforderlich eine Dokumentation der Beratung in Form von schriftlichen Unterlagen anzulegen. Für die Datenerhebung ist die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und das Sozialgesetzbuch VIII (SGB VIII) für uns verbindlich. Bei der Anmeldung/Erstgespräch werden die Personaldaten des angemeldeten Kindes beziehungsweise des Jugendlichen und die Daten der unmittelbaren Bezugspersonen (Sorgeberechtigte, Eltern) erfasst. Die Daten der Familienberatung werden vollständig verschlüsselt am Ende des Jahres als Zahlen über den Landschaftsverband NRW an das Landesjugendamt und das Statistische Bundesamt weitergeleitet. Über die Gespräche und eventuelle psychologische Diagnostiken oder Tests werden kurze Protokolle zur Gedächtnisstütze angefertigt. Berichte werden ausnahmslos an ihre Adresse versandt. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt datenschutzkonform in der IT-Fachanwendung Infohope.
Wo und wie lange wird die Beratungsdokumentation aufbewahrt?
Die Unterlagen werden in den Beratungsstellen verschlossen aufbewahrt. Grundsätzlich löschen und vernichten wir die gespeicherten Daten nach dem letzten Kontakt beziehungsweise spätestens nach 5 Jahren, wenn wir hierzu Ihre schriftliche Einwilligung erhalten haben. Eine frühere Vernichtung ist selbstverständlich jederzeit auf Ihren Wunsch möglich, auch unmittelbar nach Abschluss der Beratung.
Wer kann die Unterlagen einsehen?
Zugangsberechtigte sind nur die Berater*innen und die Leitung der Beratungsstelle, die alle unter der Schweigepflicht stehen. Das Sekretariat der Beratungsstelle erhält über die Abwicklung von Schreibarbeiten hinaus nur Informationen, die zur Organisation der Beratung erforderlich sind.
Dürfen Auskünfte an andere Stellen gegeben werden?
Auskünfte an andere Stellen (zum Beispiel Jugendamt oder Schulen) werden grundsätzlich nur durch Ihre schriftliche Einwilligung möglich. Ihre Rechte möchten wir ausdrücklich aufzeigen:
Sie haben rein Recht auf:
- Transparenz, Auskunft über die Rechtsgrundlagen, Auskunft über Zweck und Dauer der Datenerhebung
- Ihre Akte einzusehen und zu kopieren
- auf sofortige Aktenvernichtung und Löschung aller Daten
- auf anonyme Beratung
- ein allgemeines Widerspruchsrecht
Bei Fragen können Sie sich gerne an Ihre Berater*innen wenden.