Datenschutzerklärung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Hitzeberatung

In diesem verfahrensspezifischen Datenschutz-Steckbrief geben wir Ihnen eine Übersicht zu der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten nach den Regelungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (Artikel 13, 14 DSGVO).

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgendem Zweck:

- Beratung zu den gesundheitlichen Auswirkungen von Hitze und möglichen Schutzmaßnahmen
- Warnung bei Hitzeperioden
- Zusendung von Informationsmaterialien
- Anonymisierte Evaluation


Wir verarbeiten folgende Daten beziehungsweise Datenkategorien von Ihnen:

- Personenstammdaten (Name, Vorname, Alter, Geschlecht, Adresse, optional Telefonnummert, E-Mail)
Ihren Namen, Doktorgrad und derzeitige Anschrift für das Informationsschreiben haben wir von dem Bereich Meldewesen der Stadt Köln erhalten; Rechtsgrundlage hierfür sind § 37 Abs. 1 i.V. m. § 34 Abs. 1 und § 3 Abs. 1 Bundesmeldegesetz (BMG)
- Gesundheitsdaten ausschließlich nach eigenen Angaben
- Datum des Anrufs / der Anrufe
- Wie ist die Person auf uns aufmerksam geworden
- Welches Anliegen / Grund des Anrufs
- Wohnsituation (sozial isoliert)?


Wir geben Ihre Daten folgendermaßen weiter:

Stellen innerhalb der Stadtverwaltung:
- An das Umwelt- und Verbraucherschutzamt für die Zusendung von Informationsmaterialien
- Nach dem Gesetz über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande Nordrhein-Westfalen (ArchivG NRW) müssen nach Ende der Aufbewahrungsfrist Sachakten (ggf. auch mit Ihren personenbezogenen Daten) dem historischen Archiv der Stadt Köln angeboten werden. Das Archiv entscheidet über eine eventuelle Archivierung der Akten.

Stellen außerhalb der Stadtverwaltung
- Ggf. erfolgende Anfragen von Polizei, Staatsanwaltschaft und Gerichten
- Berechtigte Anfragen von Dritten nach den Regelungen für die Datenübermittlung nach § 8 Datenschutzgesetz des Landes Nordrhein-Westfalen (DSG NRW)

Wenn Ihr Anliegen mit der Zahlung von Gebühren oder Ähnlichem sowie Geldzuwendungen verbunden ist, geben wir Ihre Daten an die Stadtkasse weiter. Von dort erfolgt die Auszahlung beziehungsweise die Überwachung der Geldeingänge. Von dort wird gegebenenfalls bei Nicht-Zahlung die Vollstreckung ausstehender Beträge durch die Abteilung Vollstreckung in der Kämmerei veranlasst.

Wir müssen, wie alle Behörden, nach Ende der Aufbewahrungsfrist Sachakten dem Historischen Archiv der Stadt Köln anbieten, gegebenenfalls auch mit Ihren personenbezogenen Daten. Das Archiv entscheidet über eine eventuelle dauerhafte Archivierung der Akten nach dem Archivgesetz Nordrhein-Westfalen.


Ihre Daten werden nicht gesammelt oder ausgewertet, um Persönlichkeits-, Verhaltens-, Bewegungsprofile oder Ähnliches von Ihnen zu erstellen, das heißt, es findet kein Profiling statt.


Dauer der Speicherung und Löschung:

Ihre Daten werden bei uns
- mit Microsoft Office verarbeitet und
- Ende des Jahres 2024 gelöscht.

Für das Berichtswesen zu dem Projekt „Hitzetelefon“ werden anonymisierte, also nicht personenbezogene Daten, verwendet.


Die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist:

Die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Ihre Einwilligung (vgl. Art. 6 Abs. 1 S.1 Buchstabe a, Art. 7 DSGVO). Ihre Einwilligung wird zunächst im Rahmen der ersten Kontaktabfrage mündlich eingeholt. Sie erhalten jedoch im Nachgang nochmals schriftlich einen Hinweis auf Ihre Einwilligung und können diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zurücknehmen.


Verantwortlich (verantwortliche Stelle nach Artikel 4, Ziffer 7 DSGVO) ist die:

Stadt Köln

Klima und Prävention

Neumarkt 15-21

50667 Köln

E-Mail: KlimaUndPraevention@stadt-koeln.de

Telefon: 0221 / 221-34441

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, erreichen Sie unseren behördlichen Datenschutzbeauftragten wie folgt:

Datenschutzbeauftragter der Stadt Köln
Stadthaus Deutz - Westgebäude

Willy-Brandt-Platz 2
50679 Köln

Telefon: 0221 / 221-22457 oder 0221 / 221-32962

E-Mail an: datenschutzbeauftragter@stadt-koeln.de

Sie haben das Recht,

  • Auskunft über die bei uns gespeicherten Daten zu erhalten,
  • eine Einwilligung sofern erteilt zu widerrufen oder der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen,
  • dass unrichtige Daten über Sie bei uns berichtigt werden,
  • dass nicht mehr erforderliche Daten über Sie bei uns gelöscht werden,
  • dass unter bestimmten Bedingungen die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird und
  • Ihre Daten im Sinne der Übertragbarkeit in einem maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Möchten Sie eines Ihrer Rechte in Anspruch nehmen, dann wenden Sie sich bitte an die verantwortliche Stelle oder an den Datenschutzbeauftragten (siehe oben).

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In Nordrhein-Westfalen ist das:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Postfach 20 04 44

40102 Düsseldorf

poststelle@ldi.nrw.de

Telefon: 0211 / 38424-0