Häufig gestellte Fragen zur Benutzung des Historischen Archivs mit Rheinischem Bildarchiv

Das Historische Archiv der Stadt Köln das Archiv der Kölner Stadtverwaltung. Dokumente aus den verschiedenen Ämtern, die von rechtlicher Bedeutung sind, werden dauerhaft aufbewahrt. Das sind zum Beispiel die Zeugnislisten der städtischen Schulen, die Eintragungen des Standesamtes oder die Akten der Oberbürgermeister*innen.

Natürlich gilt das für aktuelle Schriftstücke genauso wie für historische. Die Stadt Köln hat bereits im Mittelalter Verträge mit vielen Institutionen oder einflussreichen Personen geschlossen. Seit dem 12. Jahrhundert haben auch die Bürger*innen untereinander ihre Geschäfte zunehmend schriftlich geregelt und die Schriftstücke bei der Stadt hinterlegt. Auch diese Bestände verwahrt das Stadtarchiv noch heute.

Das Stadtarchiv verwahrt allerdings nicht nur rechtlich bedeutsame Dokumente oder Akten der Stadtverwaltung. Es hat auch die Aufgabe, Schriftstücke zu sammeln, die das Leben in unserer Stadt in seinen vielfältigen Aspekten dokumentieren. Dazu kann das Archiv auch Nachlässe und Sammlungen von Personen und Institutionen übernehmen, die für die Stadt von besonderer Bedeutung sind.

Leitfaden für die aktuelle Übernahmepraxis ist das Dokumentationsprofil:

Das Historische Archiv der Stadt Köln ist ein öffentliches Archiv und steht allen Bürger*innen offen. Grundsätzlich benutzbar sind alle Dokumente, auf denen keine Sperrfristen mehr liegen. So bleibt eine Akte, die in einem städtischen Amt entstand, noch 30 Jahre nachdem die in ihr verhandelte Angelegenheit abgeschlossen wurde, für die öffentliche Benutzung gesperrt.

Wenn es um Personen geht, müssen deren Rechte natürlich besonders geschützt sein. Zehn Jahre über den Tod einer Person hinaus darf beispielweise niemand in ihre Personalakte schauen. Wenn man nicht weiß, wann jemand verstorben ist, sind es 100 Jahre nach der Geburt.

Diese Vorgaben sind durch das Archivgesetz Nordrhein-Westfalen geregelt.

Nehmen Sie per E-Mail oder telefonisch Kontakt mit dem Archiv auf.

Beschreiben Sie möglichst genau, was sie suchen oder wissen möchten.

Vereinbaren Sie gegebenenfalls einen Beratungstermin.

Grundsätzlich ist das möglich. Durch den Einsturz des Archivgebäudes im Jahr 2009 sind allerdings viele Archivalien beschädigt, und deren Benutzung ist daher nur bedingt möglich. Dokumente, die

• nach dem Archiveinsturz wieder aufgefunden wurden,
• bereits die erforderlichen Bearbeitungsschritte (Reinigung, Identifikation) durchlaufen haben und zudem
• aufgrund ihres Erhaltungszustandes eine Benutzung im Original zulassen,

können in den Lesesaal am Eifelwall bestellt und dort im Original eingesehen werden.

Originale können ausschließlich im Lesesaal des Archivs am Eifelwall eingesehen werden. Nur hier befinden sich die Originale, da sie hier in einem Magazin sicher aufbewahrt werden können. Darüber hinaus können Sie digitalisierte Mikrofilme und Digitalisate von Archivalien einsehen. Ergänzend steht Literatur aus unserer Dienstbibliothek zur Verfügung.

Für den Lesesaal ist eine telefonische Voranmeldung und Bestellung der gewünschten Materialien unbedingt erforderlich: 0221 / 221-23669

Archivalien können nur bei uns eingesehen werden. Eine Ausleihe aus öffentlichen Archiven zur Benutzung ist grundsätzlich nicht möglich.

Die Benutzung von Archivalien ist sowohl im Lesesaal als auch über das Internetangebot kostenfrei. Auch die Beratung und die Beantwortung von Anfragen im üblichen Rahmen (bis zu 30 Minuten) sind kostenlos. Reproduktionen und Sonderleistungen werden nach der gültigen Entgeltordnung abgerechnet.

Dabei gilt für Inhaber*innen des Köln-Passes sowie Schüler*innen und Studierende eine Ermäßigung um 50 Prozent. Für Zwecke der Schulausbildung beziehungsweise des Studiums müssen Schüler*innen und Studierende grundsätzlich keine Benutzungsgebühren zahlen.

Das Digitale Historische Archiv (DHAK) ist der Ort, an dem die digitalisierten Bestände eingesehen und genutzt werden können. Über die Internetseite des DHAK kann ein digitaler Lesesaal für die Recherche in Archivalien genutzt werden. Dadurch ist es möglich, vollkommen ortsunabhängig – also auch bequem von zuhause aus – die Archivalien, die bereits digitalisiert wurden, einzusehen. Die digitalen Bestände werden kontinuierlich erweitert.

Über die Suchleiste können Bestände zu bestimmten Themen anhand von Stichworten oder – sofern diese bekannt ist – anhand der genauen Bestandsnummer gesucht werden. Im digitalen Lesesaal ist es aber auch möglich, über eine Navigationsspalte, in der die Bestände verschiedenen Rubriken zugeordnet sind, systematisch nach Archivalien zu suchen.

Die Bilddatenbank bietet Ihnen eine Freitextsuche, eine Suche über bestimmte Indizes (zum Beispiel Künstler*in, Titel, Gattung und Material und die Suche nach verschiedenen Filterkriterien (siehe "Inhalte filtern" in der linken Spalte). Es werden Ihnen Treffer in einer Galerieansicht, als Trefferliste und als Einzeltreffer (Detailansicht) angezeigt. Galerieansicht und Trefferliste erlauben eine Sortierung nach unterschiedlichen Kriterien, beispielsweise auf- und absteigend nach Titeln. Die Anzahl der auf einmal angezeigten Treffer lässt sich auf 10, 25, 50 oder 100 einstellen. Sie können auch eine begonnene Suche verfeinern. Hierbei gehen Ihre ersten Suchkriterien nicht verloren.

Neue Suche: Sie löschen alle vorherigen Suchkriterien und setzen die Suchmaske vollständig zurück, indem Sie oben links auf "Kulturelles Erbe Köln" klicken. Möchten Sie stattdessen auf eine anfangs gewählte Sammlung (zum Beispiel eines der Museen) zurückkehren und von dort aus eine neue Suche beginnen, dann klicken Sie bitte oben auf das Bild des Museums im Kopfbereich der Seite.

Nicht alle Fotos sind digitalisiert und in der Bilddatenbank erschlossen. Teilweise ist der Bestand über die Mikrofiche-Edition "Marburger Index – Inventar der Kunst in Deutschland" (1977 ff.) durchsuchbar. Dieser Mikrofichekatalog steht Ihnen im Lesesaal im Museum für Angewandte Kunst zur Verfügung. Dort erhalten Sie auch nähere Informationen zur topografischen Systematik des Mikrofichekatalogs. Wir verfügen zusätzlich über einige Hilfskarteien, die auf Wunsch eingesehen werden können. Bei speziellen Fragen helfen unsere Mitarbeiter*innen gerne in Beratungsgesprächen weiter.

Das Foto muss doch vorhanden sein...

Es kann vorkommen, dass Sie ein Bild in unserer Bilddatenbank nicht finden, obwohl es aufgrund unseres Sammlungsprofils eigentlich dort vorhanden sein sollte. Der Grund könnte sein, dass ein Kunstwerk oder Sammlungsobjekt eines Museums

1. noch nicht fotografiert,
2. zwar fotografiert aber noch nicht digitalisiert,
3. zwar fotografiert und digitalisiert aber noch nicht erschlossen worden ist.

Im ersten Fall können Sie eine Neuaufnahme bestellen. Im zweiten Fall können Sie entweder im Lesesaal der Kunst und Museumsbibliothek selber eine Bildrecherche durchführen oder eine Bildrecherche beauftragen und dann das Foto bestellen. Im dritten Fall können Sie eine Bildrecherche beauftragen und auch dann das Foto bestellen.

Wenn Sie "Veröffentlichung" als Verwendungszweck ausgewählt haben, erhalten Sie per E-Mail weitere Informationen und abschließend per Post eine Nutzungsgenehmigung.

Bitte beachten Sie, dass gegebenenfalls auch Rechte Dritter einzuholen sind. Für die Wahrung dieser Rechte (zum Beispiel Urheberrecht an reproduzierten Kunstwerken, Persönlichkeitsrechte, Eigentumsrechte von Sammlungen, Rechte aus dem Markengesetz) ist die Kundin beziehungsweise der Kunde verantwortlich. Bei Aufnahmen von urheberrechtlich geschützten Kunstwerken (bis 70 Jahre nach dem Tod der Künstlerin oder des Künstlers) bemühen wir uns um entsprechende Hinweise. Eine Verpflichtung zu diesem Hinweis besteht jedoch nicht. In vielen Fällen können die zusätzlichen Nutzungsrechte am Kunstwerk bei der Verwertungsgesellschaft BILD-KUNST erworben werden.

In jedem Fall sind die Bilddokumente aus unseren Beständen bei jeder Veröffentlichung mit folgendem Bildquellennachweis zu versehen:

Foto: © Rheinisches Bildarchiv Köln: Fotografenname (soweit bekannt), RBA-Nummer xxx xxx
Beispiel: (Foto: © Rheinisches Bildarchiv Köln, Wolfgang Meier, rba_d013160)

Nach Veröffentlichung des Bildmaterials bitten wir, dem Rheinischen Bildarchiv unaufgefordert einen Beleg zu senden. Kundinnen und Kunden haften für die Verwendung des Bildmaterials entsprechend der Benutzungsordnung. Jede weitere Verwendung muss erneut beantragt werden. Die Weitergabe von Bildmaterial an unberechtigte Dritte zur weiteren Verwendung ist nicht gestattet. Bei missbräuchlicher Nutzung des Bildmaterials wird zusätzlich zu den Verwendungsgebühren ein hundertprozentiger Aufschlag erhoben. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte unseren Lieferbedingungen.

Neben der Nutzung des Warenkorbs auf "Kulturelles Erbe Köln" können Sie Ihre gewünschten Fotos auch per Post bei uns bestellen:

Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv
Eifelwall 5

50674 Köln

Zudem sind Bestellungen per E-Mail oder Online-Formular möglich.

Wie liefern Ihnen dann gegen Rechnung digitale Bilddateien, Reproduktionen und Abzüge.

Genauso können Sie auch Neuaufnahmen bestellen. Die Kosten für Reproduktionen, Neuaufnahmen und Verwertungsgebühren sind in unserer Entgeltordnung geregelt.

Selbstverständlich können Sie bei uns eine Neuaufnahme bestellen.

Neuaufnahmen machen über 70 Prozent der Aufträge unseres Sachgebiets aus. Unsere Fotograf*innen fertigen Neuaufnahmen von Kunstwerken und Sammlungsobjekten insbesondere in den städtischen Kölner Museen für Sie, sofern das verwaltende oder besitzende Museum dem aus rechtlichen und konservatorischen Bedingungen zustimmen kann.

Bitte planen Sie ausreichend Zeit für einen solchen Fotoauftrag ein. Ein Sammlungsobjekt kann verliehen sein oder sich in einem Außendepot befinden. Die Rüstzeiten für Neuaufnahmen nehmen oft mehr Zeit in Anspruch als die Zeit für das Fotografieren selbst. Die Kosten für Neuaufnahmen sind in unserer Entgeltordnung geregelt.

Die Kosten für Neuaufnahmen und analoge und digitale Reproduktionen von Fotos des Rheinischen Bildarchivs sowie deren Nutzung sind in der Entgeltordnung durch den Rat der Stadt Köln festgelegt. Rabatte für wissenschaftliche Arbeiten sowie Mengenrabatte entnehmen Sie bitte ebenfalls der Entgelt- und Benutzungsordnung:

Ja, Sie dürfen ein Foto in Ihrem wissenschaftlichen Buch publizieren. Bitte beachten Sie hierzu die geltenden Lieferbedingungen.

Ja, Sie dürfen ein Foto in einer PowerPoint-Präsentation in einem wissenschaftlichen Seminar oder Vortrag lizenzkostenfrei nutzen.

Ja, Sie dürfen ein Foto für Ihren Internetauftritt nutzen. Bitte beachten Sie hierzu die geltenden Lieferbedingungen.

Die Bildlegende dient der eindeutigen Identifikation des abgebildeten Objekts. Sie muss folgende Informationen liefern:

• Herstellerin oder Hersteller beziehungsweise Urheberin oder Urheber
• Objekttitel
• Entstehungszeit und -ort
• Besitzerin oder Besitzer und/oder Verwalterin oder Verwalter
• Signatur oder Inventarnummer

Diese Angaben fordern insbesondere unsere Museen für Fotos ihrer Sammlungsobjekte. Sie sind obligatorische Bedingung für unsere Nutzungsgenehmigung.

Zusätzlich kann es notwendig sein, einen Urhebervermerk zu ergänzen. Bei unseren Fotos ist in den Objektbeschreibungen gegebenenfalls ein Hinweis beispielsweise auf die rechtliche Vertretung durch die Verwertungsgesellschaft Bild-Kunst enthalten. Dieser Hinweis muss bei einer Nutzung solcher Fotos übernommen werden. Dort ist auch vermerkt, wenn eine Künstlerin oder ein Künstler vor jeder Nutzung auf einer Anfrage bei der Verwertungsgesellschaft Bild-Kunst besteht. Von Bildlegende und Urhebervermerk ist der Bildquellennachweis zu unterscheiden.

Beispiele für die Beschriftung

• Objekt:
  Friedrich Elias Meyer (der Ältere), Gärtnerpaar, Porzellan, Meißen, um 1751/1752 (Köln, private Sammlung, Inventar-Nummer xxx. (Foto: © Rheinisches Bildarchiv Köln, Wolfgang Meier, rba_d013160).
• Bauwerk:
  Schnütgen-Museum, Köln, Altstadt (Köln), Cäcilienstraße 29 (Foto: © Rheinisches Bildarchiv Köln, Fotograf, RBA 052 313).
• Ausstellungsdokumentation:
  Stefan Lochner, Meister zu Köln - Herkunft, Werke, Wirkung, Raumaufnahme, Köln, Wallraf-Richartz-Museum, 3. Dezember 1993 bis 27. Februar 1994, (Foto: © Rheinisches Bildarchiv Köln, Fotograf, rba_c009568).
• Reportagefoto:
  Reinigungszeremonie in der Ausstellung: Bhutan - Heilige Kunst aus dem Himalaya, 17. März 2010, Köln, Museum für Ostasiatische Kunst (Foto: © Rheinisches Bildarchiv Köln, Fotograf, rba_d022024_01).

Der Bildquellennachweis bei Fotos aus unserem Bestand muss über die Urheberin beziehungsweise den Urheber der Fotografie informieren (§ 13 Urheberrechtsgesetz). Es darf kein Zweifel an der Zuordnung von Bild und Herkunftsnachweis entstehen. Er muss somit immer lauten:

Foto: © Rheinisches Bildarchiv Köln: Fotografenname (soweit bekannt), RBA-Nummer xxx xxx.

Beispiel: (Foto: © Rheinisches Bildarchiv Köln, Wolfgang Meier, rba_d013160).

Die Bildlegende informiert über das abgebildete Objekt oder Motiv. Der Bildquellennachweis informiert über die Urheberin oder den Urheber des Fotos. Bei Fotografenbeständen können beide Bereiche teilweise zusammenfallen.