Hinweise zum Antragsverfahren

Für Ihre Antragsstellung benutzen Sie bitte ausschließlich die Ihnen von der Beihilfekasse zur Verfügung gestellten Antragsvordrucke, da nur so eine Lesbarkeit Ihrer Unterlagen sichergestellt werden kann.

Schriftverkehr, der sich nicht auf die Belegabrechnung bezieht, wie zum Beispiel

• die Einwendung (Widerspruch) zu einem Beihilfebescheid
• die Anfrage nach einem Kostenanerkenntnis aus Anlass zum Beispiel einer Rehabilitationsmaßnahme, einer kieferorthopädischen Behandlung oder einer Implantatversorgung
• die Vorlage angeforderter und oder ergänzender Unterlagen (zum Beispiel Versicherungsnachweis, Vollmacht, Rentenbescheid et cetera)
• sonstige Mitteilungen Ihrerseits

ist ebenfalls an die Scanstelle in Detmold zu richten. Um entsprechende Vorgänge einzureichen steht Ihnen ein gesondertes Formular als allgemeines Anschreiben zur Verfügung:

Unterlagen, die nicht scanbar sind, zum Beispiel Röntgenbilder, Gebissabdrücke, CDs et cetera werden von der Zentralen Scanstelle an die Beihilfekasse weitergeleitet.

Ihre Belege werden elektronisch eingelesen und nach Ablauf einer bestimmten Frist vernichtet. Eine Rücksendung Ihrer Unterlagen, Belege et cetera im Rahmen der Beihilfebearbeitung erfolgt nicht mehr! Reichen Sie daher bitte ausschließlich Kopien beziehungsweise Zweitschriften ein. Für die Nachvollziehbarkeit des Beihilfebescheides (zum Beispiel bei Kürzungen) empfiehlt es sich, eine Kopie der eingereichten Belege in Ihren Unterlagen aufzubewahren.

Die Pflicht, Belege 3 Jahre lang nach dem Empfang der Beihilfe aufzubewahren, entfällt mit der Einführung der elektronischen Erfassung.

Kopieren Sie bitte einseitig und stets nur einen Beleg (zum Beispiel Rezept) auf ein Blatt.

Fügen Sie Ihre Belege dem Antrag bitte lose bei. Heften, klammern oder kleben Sie Ihre Belege nicht an den Antrag. Dies führt zu vermeidbaren Aufwendungen und verzögert die Bearbeitungszeit.

Geben Sie bei jeder Korrespondenz mit der Beihilfekasse bitte immer Ihre korrekte Beihilfenummer an, da diese ein wichtiges Zuordnungskriterium darstellt. Für die aktiven und ehemaligen städtischen Bediensteten beginnt die Beihilfenummer mit einem einheitlichen Gemeindeschlüssel, Ziffer 31500. Ihre Beihilfenummer finden Sie jeweils auf der 1. Seite Ihres Beihilfebescheides sowie auf einem dem jeweiligen Bescheid beigefügten Kurzantrag aufgedruckt. Ihre Beihilfenummer ist auch auf Ihrer Entgeltabrechnung aufgeführt.

Ehegatten mit jeweils eigenem Beihilfeanspruch reichen Ihre Beihilfeanträge bitte in separaten Umschlägen ein.

Im Rahmen eines einzuleitenden Gutachterverfahren betreffend einer ambulanten Psychotherapie ist der Bericht der behandelnden Therapeutin beziehungsweise des behandelnden Therapeuten von dieser beziehungsweise diesem ausschließlich in dem hierzu von der Beihilfekasse zur Verfügung gestellten besonderem Umschlag (orange, gekennzeichnet mit Aufdruck "vertrauliche Arztsache") an die Scanstelle in Detmold zu senden. Hiermit wird gewährleistet, dass der Bericht ungeöffnet an die Beihilfekasse weitergeleitet wird und dann von hier an die Gutachterin oder den Gutachter, ebenfalls ungeöffnet, übermittelt wird. Nähere Informationen und die erforderlichen Antragsunterlagen erhalten Sie bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Beihilfekasse.

Bitte fügen Sie den Abrechnungsunterlagen oder Zuschriften weder Briefmarken noch frankierte Rückumschläge bei.