Beschwerdemanagement der Stadt Köln

In diesem verfahrensspezifischen Datenschutz-Steckbrief geben wir Ihnen eine Übersicht zu der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten nach den Regelungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (Artikel 13, 14 DSGVO).

Symbolgrafik mit Papierbogen, Fragezeichen und Zahnrad © Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig Holstein

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgendem Zweck:

Wir verarbeiten Ihre Daten zu dem Zweck der Bearbeitung Ihrer Beschwerde, die sich regelmäßig auf die Tätigkeit einer oder verschiedener Fachdienststellen der Stadt Köln bzw. der dortigen Beschäftigten bezieht.

Symbolgrafik mit Papierbogen © Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig Holstein

Wir verarbeiten folgende Daten beziehungsweise Datenkategorien von Ihnen:

Wir verarbeiten folgende personenbezogenen Daten von Ihnen:
• Vor- und Nachname
• Adresse/ E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Sachliche Informationen, die der Beschwerde zugrunde liegen.

Symbolgrafik mit Papierbogen und Pfeil nach rechts © Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig Holstein

Wir geben Ihre Daten folgendermaßen weiter:

Eine Weiterleitung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich innerhalb der Stadtverwaltung an die zuständige Fachdienststelle/n sowie an die Beteiligungsgesellschaften der Stadt Köln zur Sachverhaltsaufklärung. Eine Weiterleitung an Dritte außerhalb der Stadtverwaltung Köln erfolgt nicht.

Wenn Ihr Anliegen mit der Zahlung von Gebühren oder Ähnlichem sowie Geldzuwendungen verbunden ist, geben wir Ihre Daten an die Stadtkasse weiter. Von dort erfolgt die Auszahlung beziehungsweise die Überwachung der Geldeingänge. Von dort wird gegebenenfalls bei Nicht-Zahlung die Vollstreckung ausstehender Beträge durch die Abteilung Vollstreckung in der Kämmerei veranlasst.

Wir müssen, wie alle Behörden, nach Ende der Aufbewahrungsfrist Sachakten dem Historischen Archiv der Stadt Köln anbieten, gegebenenfalls auch mit Ihren personenbezogenen Daten. Das Archiv entscheidet über eine eventuelle dauerhafte Archivierung der Akten nach dem Archivgesetz Nordrhein-Westfalen.

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Ihre Daten werden nicht gesammelt oder ausgewertet, um Persönlichkeits-, Verhaltens-, Bewegungsprofile oder Ähnliches von Ihnen zu erstellen, das heißt, es findet kein Profiling statt.

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Dauer der Speicherung und Löschung:

Ihre Daten werden bei uns in der IT-Fachanwendung „Bema“ gespeichert.
In den die Beschwerde betreffenden Fachdienststellen, die zur Bearbeitung Ihrer Beschwerde eingeschaltet werden, werden Ihre Daten separat, aber ebenfalls ausschließlich zweckbezogen, verarbeitet und gespeichert.
Ihre Daten werden in der Regel nach 5 Jahren gelöscht.

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Die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist:

Die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist
Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) bis e) DSGVO in Verbindung mit § 3 des Datenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen (DSG NRW) und gegebenenfalls weiteren fachspezifischen Rechtsgrundlagen, die für die Dienststellen einschlägig sind.
Im Rahmen von Beschwerden, die im Zusammenhang mit der Aufgabenwahrnehmung der städtischen Fachdienststellen erfolgen, ist es uns erlaubt, erforderliche personenbezogene Daten zu verarbeiten.

Symbolgrafik mit Gebäude und kleinem Papierbogen © Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig Holstein

Verantwortlich (verantwortliche Stelle nach Artikel 4, Ziffer 7 DSGVO) ist die:

Stadt Köln

Beschwerdemanagement

Dillenburger Straße 68-70

51105 Köln

E-Mail: Buergerbeschwerden@STADT-KOELN.DE

Telefon: 0221/221-0

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, erreichen Sie unseren behördlichen Datenschutzbeauftragten wie folgt:

Datenschutzbeauftragter der Stadt Köln
Stadthaus Deutz - Westgebäude

Willy-Brandt-Platz 2
50679 Köln

Telefon: 0221 / 221-22457 oder 0221 / 221-24422

datenschutzbeauftragter@stadt-koeln.de
Symbolgrafik mit Paragraphenzeichen, Checkbox und Papierbogen © Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig Holstein

Sie haben das Recht,

  • Auskunft über die bei uns gespeicherten Daten zu erhalten,
  • eine Einwilligung sofern erteilt zu widerrufen oder der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen,
  • dass unrichtige Daten über Sie bei uns berichtigt werden,
  • dass nicht mehr erforderliche Daten über Sie bei uns gelöscht werden,
  • dass unter bestimmten Bedingungen die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird und
  • Ihre Daten im Sinne der Übertragbarkeit in einem maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Möchten Sie eines Ihrer Rechte in Anspruch nehmen, dann wenden Sie sich bitte an die verantwortliche Stelle oder an den Datenschutzbeauftragten (siehe oben).

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In Nordrhein-Westfalen ist das:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Postfach 20 04 44

40102 Düsseldorf

poststelle@ldi.nrw.de

Telefon: 0211 / 38424-0