Gerne können Sie uns Ihre Fragen, Anregungen, Anliegen oder Terminanfragen auch online senden. Wir bieten Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung. Da es die verschiedensten Möglichkeiten, Formate und technischen Standards gibt, hier unsere aktuellen organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen.
Grundsätzlich wird zwischen einfachen formlosen Schreiben und formgebundenen Schreiben unterschieden, die in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen (zum Beispiel Widerspruch und viele Anträge). Auch bei der elektronischen Übersendung gibt es hier Unterschiede, die wir Ihnen nachfolgend gerne erläutern:
Formfreie elektronische Kommunikation mit uns
Einfache Anliegen, Hinweise und Beschwerden sowie Terminanfragen und dergleichen, also alles, was keine eigenhändige Unterschrift benötigt, können Sie uns auch weiterhin einfach online per E-Mail schicken.
E-Mails sind jedoch wie Postkarten auf dem Übertragungsweg quer durchs Internet für jeden Hacker lesbar und können grundsätzlich auch verändert werden. Bitte senden Sie Ihre E-Mail an die zentrale E-Mail-Adresse:
De-Mails werden von den De-Mail-Anbieterinnen und -Anbietern verschlüsselt versandt. Sie eignen sich daher auch für Mitteilungen, die nicht die Schriftform erfordern, aber vielleicht schützenswerte Informationen beinhalten. Hierfür reicht eine einfache De-Mail ohne Absenderbestätigung und Anmeldung mit einfachem Authentisierungsniveau.
Die zentrale De-Mail-Eingangsadresse lautet: info@stadt-koeln.de-mail.de
Rechtsverbindliche formgebundene elektronische Kommunikation mit uns
Für Vorgänge, die der Schriftform bedürfen oder die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen (beispielsweise Schreiben wie Widersprüche/Einsprüche/Anträge und viele Anträge), müssen die Mitteilungen und Anlagedokumente bei elektronischer Übermittlung nach dem Gesetz
- entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach Artikel 3 Nummer 12 der Verordnung Nummer 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über "elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG" versehen sein,
- oder per De-Mail mit Absenderbestätigung nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes übersandt werden.
Die beiden erstgenannten Formen ersetzen die gesetzlich angeordnete Schriftform (= Unterschrift in der Papierform).
Elektronische Übermittlung mit qualifizierter elektronischer Signatur
Solche formgebundenen Schreiben können Sie uns zum Einen mit der qualifizierten elektronischen Signatur ausschließlich an folgendes Postfach übermitteln:
Für alle anderen E-Mail-Adressen der Stadt Köln wird der rechtsverbindliche Zugang ausdrücklich nicht eröffnet. Dies bedeutet beispielsweise, dass Sie über andere E-Mail-Adressen keine Anträge verbindlich stellen können oder keine Fristen gewahrt werden, wenn Sie eine E-Mail an eine andere Adresse als die oben genannte senden.
Elektronische Übermittlung durch De-Mail mit Absenderbestätigung
Eine De-Mail mit Absenderbestätigung im Sinne des § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes ersetzt nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW, nach § 36a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch sowie nach § 87a der Abgabenordnung ebenfalls die Schriftform. Sie können daher auch über De-Mail mit Absenderbestätigung rechtsverbindlich mit der Stadt Köln elektronisch kommunizieren.
De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizieren Versand von elektronischen Nachrichten und Dateianhängen. Für eine absenderbestätigte De-Mail müssen Sie sich an Ihrem De-Mail-Konto mit hohem Authentisierungsniveau anmelden. Um die Anmeldung mit hohem Authentisierungsniveau der Empfängerin oder des Empfängers der Nachricht kenntlich zu machen, bestätigt Ihr De-Mail-Diensteanbieter dies. Hierzu versieht er im Auftrag der Senderin oder des Senders die Nachricht mit einer dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur. Wenn Sie Ihrer De-Mail Dateien anhängen, bezieht sich die qualifizierte elektronische Signatur auch auf diese. Bitte beachten Sie, dass Sie für die absenderbestätigte De-Mail keine pseudonyme De-Mail-Adresse verwenden können.
Die zentrale De-Mail-Eingangsadresse lautet: info@stadt-koeln.de-mail.de
Für alle anderen De-Mail-Adressen der Stadt Köln wird der rechtsverbindliche Zugang ausdrücklich nicht eröffnet.
Besonderes Behördenpostfach (beBPo)
Das besondere Behördenpostfach dient zur elektronischen Kommunikation mit Gerichten und Strafverfolgungsbehörden. Eine Liste der beBPos der Stadt Köln finden Sie auf der folgenden Seite.
Sicher mailen über SSL-Formulare
Wir bieten Ihnen bei den einzelnen Services wie Urkundenbestellung oder Terminanfragen oft ein Online-Formular an, mit dem Sie uns Ihr Anliegen, Ihren Wunsch und auch Ihre persönlichen Daten über eine gesicherte Verbindung (SSL) schicken können.
Auch unabhängig von bestimmten Services können Sie folgendes allgemeines Formular nutzen und damit Ihr Anliegen online an uns senden. Denken Sie aber bitte daran, dass wir mit diesem Formular keine Widersprüche, Anträge und so weiter entgegen nehmen.
Kontaktformular
Wir antworten Ihnen gerne per E-Mail oder De-Mail, wenn Sie uns Ihre Nummer angeben, auch telefonisch.
Antworten mit Ihren persönlichen Daten oder sensiblen Sachinhalten schicken wir aber weiterhin mit der Post.
Das Problem "Viren"
Wenn Ihre Mails Viren enthalten, werden diese Mails komplett von unseren Virenprogrammen gelöscht. Da wir leider nicht unterscheiden können, ob eine solche Mail ein Hackerangriff war, oder Sie sich einen ärgerlichen Virus eingefangen haben und es wohlmöglich selbst nicht wissen, erhalten Sie keine Nachricht über die Löschung.
Wenn Sie nach einer Mail eine Woche lang nichts von uns hören, melden Sie sich auf jeden Fall bei uns!
Wenn Sie uns Dateien schicken
Es gibt Hunderte von Programmen und Dateiformaten. Die gängigsten Programme haben wir im Einsatz und können damit Ihre Dateien auch öffnen und lesen. Konkret sind das:
- Adobe Acrobat ab Version 4.0 (*.pdf)
- Textdateien beziehungsweise Dateien aus Textverarbeitungsprogrammen - wenn Sie sie als Rich Text Format oder TXT-Datei abspeichern
(*.rtf, *.txt) - Microsoft Word ab Version Word 2007 (*.docx)
- Microsoft Excel ab Version Excel 2007 (*.xlsx)
- Microsoft Powerpoint ab Version Powerpoint 2007 (*.pptx)
- Für Bilder die Formate (*.jpg, *.gif, *.tif)
Alle genannten Dateiformate können Sie auch einreichen in einer zip-komprimierten Form (*.zip). Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt oder in selbstextrahierende *.exe-Dateien umgewandelt wurden, können wir nicht verarbeiten. Das gleiche gilt für Dateien, die automatisierte Abläufe oder Programmierungen - beispielsweise Makros - enthalten.
Wenn Sie abweichende Dateiformate verwenden wollen, beispielsweise beim Austausch von Geo-Informationen, sprechen Sie das bitte kurz telefonisch mit uns ab.
Bitte haben Sie Verständnis, dass wir aus technischen Gründen Mails mit einer Gesamtgröße von mehr als 10 MB nicht entgegen nehmen können.
Hintergrundinformationen
Die zusammenfassenden Bedingungen für die elektronische Kommunikation mit der Stadt Köln sowie die formelle Zugangseröffnung nach § 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen finden Sie hier: