Datenschutzerklärung zum Verfahren

Wenn Sie die Angebote von städtischen Internetseiten besuchen, erbringt die Stadt Köln für Sie einen Dienst im Sinne des Digitale-Dienste-Gesetzes. Dabei verarbeitet die Stadt Köln Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der seit 25. Mai 2018 geltenden EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie des derzeit gültigen Datenschutzgesetzes NRW.

Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie in unserer allgemeinen Datenschutzerklärung der Stadt Köln.

Antrag auf Ausstellung einer Wohnberechtigungsbescheinigung, verantwortliche Stelle ist
Stadt Köln – Die Oberbürgermeisterin –
Amt für Wohnungswesen, Amtsleitung
Ottmar-Pohl-Platz 1 in 51103 Köln.

Hierbei werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, also insbesondere erhoben, übermittelt oder gespeichert.

Ihre in diesem Zusammenhang zu verarbeitenden personenbezogenen Daten sind zweckgebunden, das heißt, sie werden nur für den Zweck verwendet, für den sie erhoben worden sind.

Ihre Daten werden ausschließlich im Rahmen datenschutzrechtlicher Zulässigkeiten insbesondere an folgende IT-Fachanwendungen oder andere Dienststellen/Behörden weitergegeben oder befinden sich mit diesen im Rahmen der Sachbearbeitung im Datenaustausch:

Ihre Daten werden über die Software Wohnung 2000, die über ein sicheres Netz durch die Stadt Bonn betrieben wird, verarbeitet.

Welche Daten werden verarbeitet?

Im Rahmen Ihrer Antragstellung nach den genannten öffentlich-rechtlichen Bestimmungen
verarbeitet die Stadt Köln – Amt für Wohnungswesen – folgende Ihrer
personenbezogenen Daten bzw. die Ihrer minderjährigen Kinder:

- Familienname, Geburtsname und Vorname (zur Identifizierung)
- Geburtsdatum (zur Identifizierung)
- Geschlecht (zur Identifizierung)
- Staatsangehörigkeit bzw. Herkunftsland (Prüfung der Unionsbürgerschaft)
- Daten zur Einkommensermittlung, z. B.: Einkommensnachweise,
Leistungszeitraum, -höhe, -art, Bedarfe der Unterkunft (Prüfung der
Voraussetzungen Ihres Anspruchs)
- Angaben zum derzeitigen Wohnraum, zu den Gründen des Wohnungswechsels
und zur gesuchten Wohnung
- ausländerrechtlicher Status (zur Überprüfung der erforderlichen mindestens
einjährigen Aufenthaltserlaubnis)
- Unterbringungsadresse (zur Erfüllung der Meldepflicht)
- persönliche Belange zum Beispiel Gesundheit, Kündigung der Wohnung,
Schwerbehinderung, Schwangerschaft etc.(zur Beachtung und zum Schutz Ihrer
besonderen Bedürfnisse und zur Einschätzung ob eine besondere Dringlichkeit
gegeben ist)

An wen werden Ihre Daten ggfls. weitergeleitet?

Ihre Daten können im Rahmen der gesetzlichen Befugnisse an folgende städtische Dienststellen, Organisationen und Personen übermittelt werden, soweit sie mit Ihrer Antragstellung in Verbindung stehen:
- Amt für Soziales, Arbeit und Senioren (Gewährung von Sozialleistungen, Soziale
Hilfen)
- Jobcenter Köln (Gewährung von Sozialleistungen)
- Amt für Kinder, Jugend und Familie (Hilfe und Beratung für Kinder und Familien)
- Gesundheitsamt, behandelnde Ärzte (medizinische Betreuung und Versorgung)
- Bürgerdienste (Meldepflicht)
- Ausländeramt (Aufenthaltsrecht)
- Betreuungsträger (soziale Betreuung)
- Vereine und ehrenamtlich engagierte Personen (integrative Begleitung)
- Vermieterinnen und Vermieter (zur Abwicklung von Angeboten und
Genehmigungen)

Die weitergegeben Daten dürfen von den Dritten ausschließlich zu den genannten
Zwecken verarbeitet werden. Auf Anfrage geben wir Ihnen Auskunft über die konkrete
Weitergabe.

Zur Durchführung des WFNG NRW bzw. zur Ermittlung der für das Ausstellen eines Wohnberechtigungsscheines maßgeblichen Verhältnisse, werden Ihre Daten manuell bzw. automatisiert verarbeitet (d.h. insbesondere: erhoben, erfasst, geordnet, gespeichert und übermittelt; vgl. Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe c und e und Artikel 4 Nr. 2 DS-GVO, § 25 WFNG NRW). Ihre WBS Stelle ist hierbei "Verantwortliche" im Sinne des Artikels 4 Nr. 7 DS-GVO.

Daher erklären Sie sich ausdrücklich damit einverstanden, dass

a) Ihr Name, Ihre Anschrift und Ihre Telefonnummer bei möglicher Beschaffung einer Wohnung an Vermieter freigemeldeter Wohnungen weitergeleitet werden dürfen.

b) das Amt für Wohnungswesen, zur Klärung der weiteren Verlängerung Ihrer Aufenthaltserlaubnis oder der Aufenthaltserlaubnis Ihrer Haushaltsangehörigen, personenbezogene Daten aus dem Antrag auf Wohnberechtigungsschein an das Ausländeramt der Stadt Köln weiterleiten darf. Zur schnelleren Bearbeitung Ihres Antrages auf Wohnberechtigungsschein sind Sie damit einverstanden, dass das Ausländeramt der Stadt Köln personenbezogene Daten über Ihre Aufenthaltserlaubnis direkt an das Amt für Wohnungswesen weiter gibt.

Ihre personenbezogenen Daten werden daher durch uns gelöscht, sobald die rechtlichen Aufbewahrungsfristen gemäß Schriftgutordnung der Stadt Köln vom 09. März 2018 abgelaufen sind. Diese Aufbewahrungsfrist beträgt regelmäßig fünf Jahre und beginnt erneut, falls eine weitere Antragstellung erfolgt. Innerhalb dieser Frist besteht kein Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Ihre Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe a, Artikel 7 Datenschutzgrundverordnung.

Diese Einwilligung können Sie jederzeit ganz oder teilweise ohne Angaben von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Hierfür wenden Sie sich bitte an die oben genannte verantwortliche Stelle. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Auf Ihre Rechte zu Auskunft, Berichtigung, Löschung, Sperrung, Übertragbarkeit und Widerspruch bezüglich der erfassten personenbezogenen Daten wird an dieser Stelle ausdrücklich hingewiesen. Rechtsgrundlagen hierfür sind die Artikel 15 bis 21 der EU-Datenschutzgrundverordnung.

Diese Rechte können nach Artikel 23 EU-Datenschutzgrundverordnung beschränkt werden. Der Landesgesetzgeber hat in den §§ 12-14 des Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen von der Möglichkeit Gebrauch gemacht, die Rechte der betroffenen Person zu beschränken. Sollten Sie von den oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die Stadt Köln, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür im Einzelfall erfüllt sind.

Bei elektronischer Antragstellung bietet Ihnen die Stadt Köln für einzelne Services häufig ein Online-Formular an, mit dem Sie Ihr Anliegen mitsamt Ihren persönlichen Daten über eine gesicherte Verbindung verschlüsselt übermitteln können (SSL - zu erkennen an dem "https" vor der aufgerufenen Internetadresse).

Auch bei einer elektronischen Antragstellung per E-Mail mittels qualifizierter elektronischer Signatur an das Postfach stadtverwaltung@stadt-koeln.de oder über De-Mail info@stadt-koeln.de-mail.de können Sie der Stadt Köln rechtssicher und vertraulich elektronische Nachrichten und Dokumente inklusive Ihrer persönlichen Daten übersenden.

Unabhängig vom Übertragungsweg unterfallen Ihre Daten behördenintern der seit 25. Mai 2018 geltenden EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie des derzeit gültigen Datenschutzgesetzes NRW dem Datenschutz und sind zweckgebunden.

Bitte beachten Sie, dass eine unverschlüsselte Übermittlung von Daten über einfache Internet-Formulare oder die Nutzung offener Internetverbindungen in beiden Richtungen die Möglichkeit birgt, dass Dritte Ihre Daten auf dem Übertragungsweg zur Kenntnis nehmen oder verfälschen. Weitere Hinweise zu den Themen E-Mail, Viren und Dateianhänge entnehmen Sie bitte auch der Seite

Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten der Stadt Köln unter

Stadt Köln
Datenschutzbeauftragter
Stadthaus Deutz - Westgebäude
Willy-Brandt-Platz 2
50679 Köln

Telefon: 0221 / 221-22457 oder 0221 / 221-24422

Mögliche Beschwerden über das Vorgehen der Stadt Köln in dieser datenschutzrechtlichen Angelegenheit richten Sie bitte an die

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Postfach 20 04 44

40102 Düsseldorf

Telefon 0211 / 38424-0

oder E-Mail: